Microsoft Excel Tips og Tricks

Verdens mest nyttige Excel tabel

Skal det nu lige være mig, som ikke skriver om denne tabel, selv om den passer helt ind i emnet og den er over alt på Internettet? Måske er det netop den “lille genstand” mange mennesker mangler til Excel.

Tabellen er nemlig en Excel ark, der udregner ens alkoholniveauet i blodet. Den viser hvornår vi bliver ædru (og hvornår vi skal bestille en til).

Med hensyn til anvendelsen af tabellen sigter vi efter Nul-ansvarlighed, dvs. at vi intet ansvar tager.

Jeg kender ikke til forfatteren, fordi der er forskellige navne i forskellige eksemplarer (tyvene ser ud til at publicere i eget navn), men sender mine anerkendelser til de originale forfattere for filen. Ideen er genialt og den anvendte metoder giver et indtryk af Excels muligheder.

Ud over kuriositeten, viser jeg denne fil for at illustrere forskellige regnearks-elementer. Jeg har også ændret lidt på tabellen så glideren, markeringsfirkanten og valgknappen også kan afprøves.

Kalkulatoren kan dowloades herfra: http://www.medeffektivitet.dk/downloads/excel-mest-nyttige.xls

Jeg har beskyttet den mod tilfældige ændringer.

Den indeholder ikke makro, fordi regnearks-elementerne også kan bruger uden programmering og selv om den er meget illustrativ, er den alligevel ikke meget kompliceret at lave.

Værsgo og brug den!

Velbekomme!

Posted in Avancerede, Brugere, Excel, Tips og Tricks, Users | No Comments »

At fremskynde processen med tastatur

Skal alt virkeligt foregå på den måde? Kan det ikke gøres hurtigere, end at klikke og klikke? Heldigvis findes der en mere effektiv og hurtigere metode. Det er en tast, der har gemt sig mellem de andre, og selv om den er utrolig nyttig, bruger man den ikke ret meget pga. den skjulte placering.

Den ligger mellem ”ALT GR” og CTRL-tasten til højre, og jeg har i lang tid ikke beskæftigede mig ret meget med, hvad man skal bruge den til, eller hvad den forestiller. Den lå bare der med al sit talent og ventede på at blive opdaget. (altså ikke Windows-tasten, men den, ved siden af)

Heldigvis kom jeg til at trykke på den en dag. Så var miraklet sluppet fri. Tasten bragte lokalmenuen frem! Sådan en findes jo i ethvert program og indeholder mulighederne, der giver mening i den aktuelle situation.

den kan virkelig fremskynde arbejdet, for man behøver ikke bruge musen.

Lad os se, hvordan det fungerer! På billedet illustrerer jeg det i Excel, men det samme gælder for alle programmer.

Når jeg trykker på denne tast, kommer lokalmenuen frem. Med pil op og ned kan vi enkeltvis skifte mellem de forskellige menukategorier. Med Enter udfører vi det valgte underpunkt.

Endnu hurtigere går det, hvis vi kigger på, hvilken bogstav der er understreget i selve menupunkterne når lokalmenuen ses. Hvis vi trykker på bogstavet, kan opgaven udføres med det samme (på billedet er det F, der er understreget i celleformateringen)

Lokalmenuen kan lukkes med ESC knappen.

Jeg glæder mig til din kommentar om hvorvidt du kunne lide artiklen. Hvis der er mange, der kunne lide den, kommer der flere artikler og yderligere tips om tastaturgenveje.

I mellemtiden kan du selvfølgelig stadig regne med andre tips.

Posted in Brugere, Excel | No Comments »

Komplicerede Excel tabel-systemer

Hvor omfattende kan et Excel ark være før det bliver uoverskuelig?

Gennem mit arbejde ser jeg skræmmende mængde af Excel fil samlinger med henvisning til hinanden.

Filerne blev skabt til brug, men “evolutionen” har bragt dem til grænsen af ubrugelighed.

Hvorfor er det et problem?

• Hvis vi i et sted ændrer på en data, ved vi så også, hvor vi skal opdatere efterfølgende?
• Kan vi stole på, at opdateringen nåede alle filerne?
• Det bliver som regel ikke dokumenteret fuldt ud, så den første nye kollega, som behandler filerne, kan helt tilfældigt præsentere, en masse fejlmuligheder og ødelægge ting.

Jeg kom I tanke om et testspørgsmål til den slags tabelsystemer:

Hvad bruger du en slibemaskine til?

1. Bruger hvad? 0 point
2. At slibe og klippe. 5 point
3. At slibe og klippe, at skære brød, at fjerne plak, manicure, pedicure, at klippe bakkenbarter. 10 point

Der er mennesker der er virkelig handy ,  tænker på det hele, og uddanner sig autodidakt til faget. Men på sammen måde, som man heller ikke kan fjerne plak med slibemaskine, kan Excel heller ikke bruges til det hele.

Et andet yndlings-testspørgsmål, jeg har:

Hvad gør du, når hanen drypper?

1. Panikker og ringer til VVS-manden. 0 point
2. Lukker hanen. 5 point
3. For at finde det skjulte fejl åbner jeg hele væggen med elektrisk mejsel, afmonterer varmelegemet, åbner husets vand-tilslutning med en gravko, bagefter ringer jeg til VVS-manden, som lukker hanen. 10 point

Man kan virkelig overkomplicere ting . Hvis vi er på gyngende grund, må vi hellere ringe til de professionelle.

Hvad er løsningen, hvis man kan genkende sig selv i testen:

• Dokumenter gerne dit system.
• Kontakt gerne fagfolk, der arbejder med database-udvikling og planlægning før det bliver for sent.

Posted in Brugere, Excel | No Comments »

Illustrerede Excel tastaturgenveje

For at kunne udøve vores arbejde hurtigere er det rart, hvis vi kan gøre det over tastaturet og ikke behøver hele tiden at pille ved musen.

På engelsk hedder tastaturgenvejene shortcuts og navnet er ikke tilfældigt. Dem der kender nogle af dem, ved hvorfor. Jeg har fået en af mine kolleger til at lave en vejledning, som indeholder Excel-tastaturgenveje til bevægelserne. Hvis du printer den ud på A/4 og hænger den ved siden af din skærm, kan du hurtigt lære dem.

For at kunne afprøve alle tastaturgenvejs-kombinationerne skal du åbne 2 Excel og 1 Word fil, og udfylde et område med data i Excel filen.

De samme tastaturgenveje kan bruges i OpenOffice Calc også.

For at downloade, klik på billedet, eller på skriften under billedet:

Download Excel tastaturgenveje

Det er en PDF fil, så for at åbne det, skal man bruge Acrobat Reader.

Sandsynligvis bliver der en fortsættelse på det her, så hvis du ikke vil gå glip af den, skal du melde dig til huskebeskeden på højre side!

Alle bemærkninger er velkomne i kommentarfeltet!

Posted in Brugere, Excel, Tips og Tricks | 1 Comment »

Microsoft Excel SUM.HVIS Funktionen

I den tidligere ”beundrede” TÆL.HVIS funktion er der mere, end man skulle tro! Hvis vi betragtede det, som vores drømmes lækreste pige, så skal jeg fortælle jer, at hun har en tvillingesøster!

Nu viser de endnu mere af sig selv : både TÆL.HVIS og SUM.HVIS funktionen.

SUM.HVIS-en er en forrygende skabning. Funktionernes navne fortæller, at de er blevet skabt lige efter vores behov: De samler alt, som er godt, og udelader alt, som ikke er det.

I tror helt sikkert ikke på det, så værsgo og tag en kig!

Ikke også?

Hvis vi sammenligner den med TÆL.HVIS-en, kan I se at de ligner hinanden på en prik.

=TÆL.HVIS ( betingelses-interval ; betingelse )

=SUM.HVIS ( betingelses-interval ; betingelse ; det opsummerende-interval )

Den ene opsummerer, den anden kalkulerer og i fællesskab kan de også regne gennemsnit…

Men lad os nu kigge på den praktiske anvendelse!

Vi har en liste over vores ejendomsmægleres præstationer (dato, navn, salg). Vi kunne godt tænke os til at vide, hvor stort omsætning de enkelte har lavet gennem hvor mange salg.

Filen kan downloades herfra: http://www.medeffektivitet.dk/downloads/excel-sum-hvis.xls

I min artikel om TÆL.HVIS tidligere har jeg fortalt, at den ikke engang viste toppen af isbjerget.

Og der er stadigvæk fortsættelse…

Posted in Avancerede, Brugere, Tips og Tricks | No Comments »

Very useful excel function: TÆL.HVIS (CountIf)

This is the function that is worth of knowing as soon as possible.

This function was the solution for most of the queries for help arriving to me, as I said this is a very useful function, use as often you can!

For the ones that are just now getting to know the TÆL.HVIS function:
This excel function sums all those fields that are satisfying the given condition.
In the english version it is called as CountIF, that could be translated as on danish…. .

Usage: TÆL.HVIS( range ; condition )

This will become interesting, when we look at it through practical examples..

1. How do we know, if the new lines are already incorporated in our list?

The known method is, that by each line there is a counter, how many times is there the item in the list. Perhaps this was the reason for the invention of this function.

The problem with the above is that though it can be seen, which item is there twice or more in the list, but the process of filtering the items out of the list is still remains a manual task.

And here comes the trick:

The solution is rather simple to this: lets find out, which instance is which in the list of similars (first, second, third, etc). Thus we can see, which is the “original”, and which are the “copies”. Following it is simple to filter, or sort the periodicals – thus can be removed – while the originals may remain intact.

As a reference, about the cell-references, I’d recommend you the post (absolute, relative and mixed cell-references in excel), submitted to this blog, bit earlier.

2. Developing the order with the function

With the method bellow, we will get a list where there will be items with numbers/postitions repeating, being in a tie.

The next trick:

Taking the position in count – in a tie:

The excel file with the examples, can be downloaded from here ( also with an extra example, that is not shown here): http://www.medeffektivitet.dk/downloads/tael.hvis.xls

In the future, there will be more data on the TÆL.HVIS function, as the most important things are still behind.… so, don’t miss it – subscribe now!

Posted in Avancerede, Brugere, Excel, Tips og Tricks, Users | No Comments »

Absolute, relative and mixed cell-references in excel

One of the most important advances of the spreadsheet programs such as Excel and others, is the possibility to have references between the cells.

With a cell-reference we can refer the content of other cells in the calculation / formula.

In excel, often we do the same calculations in bulk (e.g.: for net amounts calculating the totals), in this case, copying the formulas and functions helps a lot in the work.

There are three types of cell-references (absolute, relative and mixed) supported by the copy mechanism.

From the following link, you can download a spreadsheet, that shows examples of all three type of them, with explanations: http://www.medeffektivitet.dk/downloads/cell-references.xls

Posted in Brugere, Excel, Tips og Tricks | 1 Comment »